جلسات بیهوده
بحثی پیرامون نحوۀ صحیح تشکیل جلسات
ترجمه و اقتباس: محمد سماواتی، فوق لیسانیۀ مدیریت
مأخذ: October 1996, Management Review
آیا تا به حال برای شما پیش آمده است که یک نکته و یا مسئلۀ بسیار آشکار و روشن را متوجه نشوید، مثل اینکه عینک خود را بعد از مدّتی در انتهای بینی خود پیدا کنید و یا موقعی که با حالتی ناباورانه پس از مدّتی جستجو، کلید گمشده ماشین خود را در جیب خودتان بیابید. ما امروزه در دنیایی زندگی می کنیم که به علت پیچیدگیهای بسیار زیاد حتی به سختی می توانیم بعضی مسائل ساده و پیش پا افتادۀ پیرامونمان را کاملاً تحت نظر بگیریم.
این گونه مسائل متأسفانه در اکثر شرکتها و سازمانها دیده می شوند. با این وصف که بهترین فرصتها و راه حلها جهت رفع مشکلات در مقابل چشمان افراد قرار گرفته امّا متوجه آنها نمی شوند.
یکی از این موارد نحوۀ صحیح تشکیل جلسات است.
اگر بیاییم و سیاست مدیریتی خود را در نظر نگیریم، وجه تشابهی که در اکثر مدیران دیده می شود، حضور فعال آنها در جلسات است.
طبق آمار به دست آمده، در سطح جهان سالانه دهها میلیارد دلار خرج جلسات می گردد. بعضی از شرکتها تا 15% از بودجۀ سالانۀ خود را به این امر اختصاص می دهند.
حال نکتۀ قابل توجه و همچنین شگفت آور این است که مهمترین عاملی که در اکثر شرکتها و سازمانها موجب اتلاف وقت می گردد، شیوۀ اشتباه تشکیل جلسات است.
مطابق تحقیقات به عمل آمده، بیشتر از 50% از زمانی که برای جلسات تعیین می شود، به بطالت می گذرد.
در اینجا برای خوانندگان این سئوال پیش می آید که اگر جلسات نسبت به زمانی که برای آنها اختصاص داده می شوند بازدهی بسیار کمی دارند، پس علت تشکیل آنها چیست؟